تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل
تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل كبير جدًا، فالإدارة المكتبية تعد أحد أهم التخصصات الإدارية في الوقت الحالي وتمتلك مستقبل كبير، ومن أكثر الفئات التي تسأل عنها فئة طلاب الجامعات، وذلك لأنه يمكن العمل بها عن بعد، وبالتالي يستطيعون العمل والدراسة في نفس الوقت بكل سهولة، وسوف نتعرف أكثر حول هذا التخصص عبر منصة وميض.
تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل
لم تكن المكاتب بالماضي مثل الآن، فتخصصات الإدارة بالمكاتب كانت عبارة عن تحمل مسؤوليات روتينية، مثل الاحتفاظ ببعض الملفات الهامة وتنظيم تلك الملفات التي تتعلق بالعاملين بالشركة وتسجيل بياناتهم، لكن الآن أصبحت أكثر تخصصًا وتطورًا مما جعلها وظيفة ذات متطلبات أكثر، فتعد من المهام المكتبية الأساسية، وذلك التخصص يعد أحد التخصصات المتواجدة كثيرًا في الجامعات.
فالموظف الذي يعمل في تخصص الإدارة المكتبية في أحد الشركات، يسمى بـ “مدير المكتب” وذلك المسمى الوظيفي يرتبط بعدة مهام أساسية يقوم مدير المكتب بالالتزام بها وتنفيذها بشكل روتيني ودوري.
مع وجود بعض الاختلافات بالمؤسسات والشركات المختلفة، على سبيل المثال فالعمل كمدير مكتب في المؤسسات الأكاديمية كالجامعة تختلف عن العمل كمدير مكتب بأحد الشركات التجارية، أو عن مدير المكتب في المؤسسة الحكومية.
لكن هناك بعض المهام الرئيسية في جميع التخصصات للإدارة المكتبية كتنظيم الملفات المهمة، وتنظيم اللقاءات ومواعيدها مع المسؤولين، وأيضًا المهام المتعلقة بالموارد البشرية والاتصالات.
اقرأ أيضًا: الوصف الوظيفي للموارد البشرية
هل تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل
بالرغم من أن هناك بعض المكاتب الفعلية في عصرنا الحالي يعد ليس لها وجود، هذا لا يعني أن غياب مكانها يعني غياب المهام البشرية التي لها الدور الأساسي في آلية الإدارة وسير العمل، وتم إجراء بعض إحصاءات عن الإدارة المكتبية وتبين أن هناك تزايد في النسبة الخاصة بتوظيف تلك الوظيفة بمعدل 12%، وذلك خلال العامين 2012 و2022 وسيتوفر ما يزيد عن أكثر من 500 وظيفة خلال الفترة الحالية.
فسؤال هل تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل؟ فالإجابة عليه بالطبع لها مستقبل، فممكن لأي شخص في أحد الشركات أن يترقى خلال رحلة عمله وأن يصبح مديرًا مكتبيًا.
فبالرغم من توفير التكنولوجيا التي تجعلك تستطيع العمل بدون مكاتب فعلية، لكن هذا الأمر يتم بصورة فرعية، فالمؤسسة مثل الشركة تبدأ في متابعة موظفيها عن بعد، وذلك يحتاج للتنسيق والتواصل بين جميع القطاعات وتنظيم الأعمال التي يجب أن تتم بصورة سريعة، حتى لا تتأثر إنتاجية العمل عن بعد لكل موظف.
هناك بعض الدراسات التي تم إجراؤها عن أكثر الوظائف التي يحتاجها سوق العمل في وقتنا الحالي، وأكثر الوظائف التي لها زيادة مستقبلية بسبب ارتفاع الطلب عليها، ومن هذه الوظائف وظيفة الإدارة المكتبية، فمدير المكتب قديمًا كان مسؤولًا بتنسيق الاجتماعات واللقاءات في مقر العمل، لكن في عصرنا الحالي أصبح مسؤولًا عن تنظيم اللقاءات والمكالمات عن بعد مثل التي تتم خلال منصات الاتصال، وذلك لا يمكن إنجازه بدون وجود مدير المكتب.
غياب المكتب لن يلغي معه البريد الإلكتروني والإنترنت الذي يقوم مدير المكتب بمتابعته يوميًا ومن أي مكان، ويعد ذلك أكبر استنتاج على أن الإدارة المكتبية هي من أحد الوظائف التي لها مستقبل مضمون في جميع المؤسسات والإدارات المحلية والعالمية.
أبرز الأعمال الخاصة لمدير المكتب بالمؤسسة
عندما يصبح الشخص مسؤول عن الإدارة المكتبية فعليه القيام بالأعمال الآتية:
- القيام بترتيب التنظيمات التي تتعلق بالنقل والإقامة الخاصة برجال الأعمال، وذلك لكل رحلات العمل.
- يقوم مدير المكتب بالإشراف والمراقبة لجميع أعمال الفريق الإداري بالمؤسسة، ويقوم بتوجيههم وتنظيم المهام وتعديلها أن تطلب الأمر.
- القيام بجدولة وتنظيم المواعيد واجتماعات المؤسسة.
- إدارة وتنظيم جميع المراسلات التي تتم بداخل المكتب وخارجه، والتعامل مع المشاكل والشكاوى والتوصل إلى حل لها.
- تنسيق الأوراق وتنظيم الملفات المتواجدة على الحاسوب وشبكة الإنترنت، وذلك للحفاظ على الوثائق وعدم تعريضها للخلط حيث يصعب عليه تنظيمها فيما بعد.
- تتضمن الأعمال الضرورية لمدير المكتب أن ينظم وينفذ الاجتماعات المرتبطة بمجلس إدارة الشركة أو المؤسسة، من حيث تنظيم جداول الأعمال وتوزيعها.
- يقوم بإدارة الميزانية المالية، حيث إنه يقوم بشراء المستلزمات الهامة للشركة، وتكون متضمنة الصيانة والمكاتب.
- من أجل الاستقرار في العمل عليه أن يزود العاملين الجدد بالمعدات والأدوات التي يحتاجون لها لقيامهم بمهامهم.
اقرأ أيضًا: كل ما تريد معرفته عن تخصّص الأمن السيبراني
ما هي وظائف تخصص إدارة مكتبية؟
يقوم المتخصص في الإدارة المكتبية ببعض الوظائف والمهام الأساسية والتي تحتاج إلى شخص متوفر لديه المهارة العالية، ومن هذه الوظائف:
1- التنظيم والتخطيط
يقوم مدير المكتب بوضع أهداف المؤسسة الكبرى نصب عينيه، ليستطيع متابعة سير العمل ومتابعة الموظفين كل على حدة وكيف يقومون بواجبتهم وعملهم، ويقوم بتقييم أداء الموظفين وهل يهدف واجبهم على تحقيق الأهداف الكبرى للمؤسسة في النهاية.
يعمل على تخطيط وتنظيم التواريخ الهامة التي يطلبها العمل وفعالياته وأهدافه، وضمان اكتمال جميع المهام المطلوبة منه قبل وصوله لتلك التواريخ التي تخص الفعاليات، ويقوم مدير المكتب بتنظيم المواعيد التي تخص رئيسة المباشر وتلك لها علاقة قوية لأهداف العمل الأساسية.
لابد على مدير المكتب أن يمتلك مهارات إدارة الوقت، لأنها لا تتم من خلال الممارسة بل تلك المهارات تتطلب دراسة أكاديمية لتحديد الأولوية والأهداف وتوزيعها على خريطة العمل.
2- إدارة الموارد البشرية
مدير المكتب يعد حلقة تواصل بين مدير المؤسسة والعاملين بالمؤسسة، لذلك فهو يتعامل مع جميع الموظفين بالمؤسسة بدايةً من الفئات العليا لأصغر الفئات بالعمل، فلكل منهم أهمية وضرورة قصوى لنجاح المؤسسة، ويجب عليه أن يعرف كيف يتعامل مع جميع أنواع الناس.
عليه أن يقوم ملم بالمعلومات الهامة أن يقوم باختيار الموظفين الجدد ويقوم بالمقابلة معهم لتحديد كفاءاتهم من حيث إنهم مناسبين للوظيفة أم لا فهو الذي يحدد ذلك من خلال تقييمه لهم، لاختيار الأكفاء منهم.
اقرأ أيضًا: تخصصات الكليات الجامعية للعلوم التطبيقية
3- وظائف تكنولوجية ورقمية
بما أن العمل في وقتنا الحالي أصبح معظمه عن بعد، فذلك يتطلب من مدير المكتب أن يتعامل مع تقنيات تكنولوجية جديدة طوال الوقت، وعليه أن يكون متقن للتكنولوجيا بشكل جيد، فمدير المكتب يكون مسؤول عن تلقي المشكلات والعواقب التي قد يواجها الموظفين في التقنية، من النظام الإلكتروني أو المشكلات التي تحتاج حل من خلال مدير الموارد البشرية.
بعدما أصبح العمل من الممكن إتمامه من المنزل، ظهرت أدوات تكنولوجية جديدة لابد من استغلالها لإنجاز الأعمال المختلفة عبر مدير المكتب.
4- مهارات الاتصال لمهام العلاقات العامة
مدير المكتب يعتبر هو المتحدث الرسمي باسم المؤسسة، فهو من يقوم بتلقي الاتصالات التي يتلقاها صاحب المؤسسة، من الجهات الهامة، قد يكون منها جهات إعلامية، ولذلك مدير المكتب يمثل الانطباع الأول للمؤسسة ومديرها.
مدير المكتب يقوم بالتعامل مع الأزمات لأنه يعتبر من أكثر المسؤولين عن حل ومواجهة المشاكل التي تتم بالشركة بجميع جوانبها، فعليه أن يكون حريصًا على الصورة الذهنية التي تتكون عند الآخرين في المؤسسة.
أنواع وظائف الإدارة المكتبية
الوظائف الإدارية المكتبية تتواجد في جميع المجالات التي تتطلب إدارة مكتبية مثل
- إدارة المكاتب للمؤسسات: حيث تتضمن المدير المتواجد في كل فرع من فروع مؤسسة ما، حيث إن مدير المنطقة عليه أن يقوم بالإشراف على مديرين الفروع الأخرى.
لذلك السفر بين فروع المؤسسة يعد أحد الجوانب الأساسية بهذه الوظيفة.
- إدارة المكاتب الطبية: المكاتب الطبية تتطلب أن يكون مدير المكتب مُلمًا بالإجراءات المختبرية ويكون على علم بالتشريح بشكل مفصل، ومن الضروري أن يكون عالم بقوانين الرعاية الصحية.
تهدف معرفة الأشياء السابقة لأحد مديرين المكاتب الطبية لتوليهم مهمة الإشراف على مساعدي الأطباء بالمؤسسة.
- إدارة المكاتب الافتراضية: هذا النوع من العمل يتطلب دوام عمل جزئي، وتكون المهام مدير المكتب في بعض من الشركات الصغيرة.
مهارات الإدارة المكتبية
مهارات مدير المكتب تعد من أحد الأساسيات لكي يقوم بعمله كمدير مكتب ناجح ومنظم، ومن تلك المهارات النقاط التالية:
- المهارات الشخصية تعد من أهم المهارات التي يجب على القائم بوظيفة مدير المكتب أن تكون متوفرة لديه، فعلى مدير المكتب العمل كوسيط بين الإدارات المختلفة، وذلك لاستطاعته التواصل بين الإدارة العليا والموظفين بالمؤسسة.
- المهارات التقنية لها أهمية كبيرة وذلك لإضافتها قيمة كبيرة لخبرة مدير المكتب، خاصةً مع تطور التكنولوجيا بشكل مستمر في عصرنا الحالي فعلى مدير المكتب أن يكون مُلم بالتقنيات الحديثة المعاصرة.
- مع التدريب المستمر على التعامل مع البرامج المختلفة من حيث البرامج التقنية يمكننا من ملاحظة أن قدرات الشخص تتزايد وتتطور، وأن خبرته الفنية والتقنية تزيد وتطور مع مرور الوقت.
فلكي نسأل أنفسنا هل تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل؟، فعلينا أن نذكر بعض من مواصفات مدير المكتب الناجح والفعال.
اقرأ أيضًا: معلومات عن معهد نظم ومعلومات
مواصفات مدير المكتب الناجح
مدير المكتب الناجح يجب عليه أن يكون متمتع ببعض الصفات الأساسية لكي يكون ناجح في مجال عمله، وتشمل الآتي:
- يجب على مدير المكتب أن يكون قائدًا، وذلك ليكون مثالًا جيدًا يحتذى به من جميع العاملين، فمدير المكتب عندما يقوم بالتصرف كقائد فيستطيع تحقيق النجاح في المؤسسة.
- يجب على مدير المكتب أن يكون متمتع بالثقة في النفس وأن يؤمن بقدراته الشخصية، فثقته في نفسه تجعل الآخرين من العاملين يؤمنون به وبقراراته وقدرته على نجاح المؤسسة.
- مدير المكتب يجب أن يكون مجاهدًا مثابرًا يقدر على تحقيق الأهداف التي تطلب منه، فبذلك يحقق النجاح للمؤسسة من خلال الجهود المستمرة التي تعمل على نجاح الأمور.
- كما ذكرنا أن مدير المكتب يجب أن يتصف بالقيادة فعلى القائد أن يكون قدوة ومحفزًا للآخرين دائمًا، بهدف تحقيق النجاح سويًا.
تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل مبهر خاصةً للشخص الذي يتصف بالقيادة والثقة بالنفس، وللشخص المثابر لأنها متطلبة للعديد من المهارات والخبرات.