نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية

نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية جاهز من شأنه المساهمة في مساعدة العمال، الموظفين، الطلاب أو الآباء في التمكن من مراسلة الشركات الكبرى أو الإدارات من أجل تقديم طلب ما أو شكوى.

فنظرًا لأن نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية يحتاج إلى التنسيق المضبوط والكتابة المضبوطة، سوف نتطرق إلى عرض أشكال مختلفة منه من خلال منصة وميض.

نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية

يتواجد العديد من أنواع الخطابات الحكومية التي يمكن إرسالها إلى الجهات الحكومية، وتحتاج كتابتها للعناية والدقة في اختيار الصياغة لكي يتم تلقي الطلب أو قبوله، وفيما يلي سوف نتطرق إلى عرض أشكال مختلفة لنموذج خطاب رسمي لجهة حكومية:

1ـ نموذج عام بخطاب جهة حكومية رسمية

هناك العديد من أشكال نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، التي يمكن أن يحتاجها الموظفون لطلب أي أمر من إدارة المؤسسة أو الشركة، وفيما يلي نموذج عام يمكن كتابته للجهة الحكومية:

اليوم: …/…/….

السيد/ ….. مدير شركة/ ……

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته أما بعد..

بناءً على الطلب الذي قد تم إرفاقه في الخطاب، أرجو من سيادتكم أن يتم قبوله، وذلك لوجود العديد من الأسباب، التي أذكرها لكم فيما يلي/ …. ولكم جزيل الشكر والتقدير.

المُرسل/ ……

التوقيع/ …..

التاريخ/ …. /…./….

اقرأ أيضًا: نموذج استقالة بسبب سوء المعاملة

2ـ نموذج خطاب إداري

إن نموذج خطاب إداري من ضمن أنواع الخطابات الرسمية للجهات الحكومية التي يتم فيها خطاب الإدارة الخاصة بالشركة، من أجل نقاش الأمور الوظيفية، أو الخاصة بالرسوم والمرتب، بالإضافة للقرارات التي تم إصدارها من قبل الشركة وغيرها من الأمور الأخرى، ونظرًا لأنه من أنواع الخطابات الهامة، سوف نعرض لكم شكله فيما يلي:

اليوم/ …. الموافق: …. /…/….

اسم المرسل/ …..

الوظيفة/ ……

السيد: ….. مدير شركة: …….

تحية طيبة أما بعد..

أتقدم لسيادتكم بخالص الاحترام والتقدير على كل مجهود بذلتموه لنجاح تلك المؤسسة، أما بعد أرغب في أن أتقدم لسيادتكم بنقاش حول القرارات الأخيرة التي تم اتخاذها من قبل الإدارة بخصوص ……، وأرجو العلم أنني بحاجة إلى بعض التوضيح.

كما أود أن أحيط سيادتك علمًا بأن الموظفين يحتاجون إلى …..، ونود الاهتمام بتلك الطلبات حرصًا على نجاح المؤسسة، واستمرار التقدم أكثر وأكثر، ولكم منّا جزيل الشكر والتقدير والامتنان.

مُقدم الخطاب/ …….

رقم الهاتف/ ……

التوقيع/ …….

3ـ نموذج خطاب رسمي تجاري

استرسالًا في عرض نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، نتطرق إلى عرض شكل لنموذج تجاري، والذي يتم استخدامه في الدعايا بشكل عام، والحاجة إلى البيع والشراء، وفيما يلي شكل النموذج:

اسم الشركة/ ……

رقم الهاتف/ ……

رقم السجل التجاري/ …..

رقم البريد الإلكتروني/ ….

رقم الصندوق البريدي/ …….

شعار الشركة/ …….

الموضوع.

التوقيع/ ……

ختم الشركة/ ……

4ـ نموذج خطاب رسمي للمدرسة

نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية تعليمية، من ضمن أنواع الخطابات التي يحتاج إليها أولياء الأمور أو المعلمين، وذلك للتواصل مع إدارة المدرسة أو المنشأة التعليمية لإرسال شكوى أو غيرها، وفيما يلي نموذج رسمي لخطاب جهة حكومية تعليمية:

السيد مدير مدرسة/ إدارة …. بمنطقة/ ….

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته… أما بعد.

اليوم: …/ …./ … قد توجه ابني الطالب/ ….. بمدرسة/ ….. إلى مدرسته كالمعتاد ليتلقى الدروس التعليمية، وأثناء تواجده في الفصل قد تعرض للضرب من المعلم/ ….. بشدة بعد سؤاله عن نقاط في المنهج.

ذلك على الرغم من منع إدارة التربية والتعليم الضرب بكل مدارس محافظات/ ……، خاصةً الذي يتسبب في ظهور علامات على الجسد، ويؤثر على نفسية الطالب، إلا أن المعلم/ ……. لم يلتزم بتلك التعليمات.

لذلك أرجو أن يتم الاهتمام بذلك الأمر، والتصرف على وجه السرعة، حتى لا يتم تأثر أبنائنا بالسلب من الجهة التعليمية، وفقكم الله، وأتقدم ببالغ الاحترام والتقدير.

المرسل/ ….

التوقيع/ …..

اسم المدرسة/ …..

رقم الهاتف/ …….

5ـ نموذج خطاب رسمي للجامعة

قد يحتاج الطلاب أو الطالبات الجامعيين التقدم بخطاب رسمي لمسؤول الجامعة، وذلك لتصحيح أمر ما، أو طلب شيء من المسؤول عن الجامعة، ويمكنك اتباع الشكل العام للنموذج التالي في ذلك الصدد، مع تغيير لب الموضوع:

التاريخ: …/ … /..

مقدم الرسالة/ …..

كلية/ ………. الفرقة/ ……….

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته أما بعد…

السيد رئيس جامعة/ ……..

أعلم أن سيادتكم الأب الروحي للطلاب والطالبات المتواجدين في الحرم الجامعي، لذلك أناشد سيادتكم بطلب السماح بأن أكمل دراستي في كلية/ …… بالفرقة/ ………، خاصةً أن سبب انقطاعي عن الحضور للجامعة بالفترة السابقة كان مرضي.

تفضلوا بكافة الاحترام والتقدير، وقد أرفقت جميع المستندات والأوراق التي تثبت تسجيلي في تلك الجامعة، مع الشهادات المرضية التي تثبت مرضي في تلك الفترة، وعدم توافق صحتي مع استكمال دراستي.

المرسل/ …..

التاريخ: …/ …/ …

التوقيع/ ……….

رقم الهاتف/ ………….

6ـ نموذج خطاب رسمي لوزير

في بعض الأحيان قد يحتاج الشخص مراسلة الوزارة بخصوص شأن هام، وتلك من الجهات الحكومية الحساسة التي تحتاج إلى كتابة الخطاب اللبق، مع مراعاة الألفاظ لتحقيق المراد والهدف، لذا إليك نموذج رسمي لخطاب جهة حكومية وزارية فيما يلي:

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

السيد/ ……….

تحية طيبة وبعد..

(تقوم بكتابة مضمون رسالتك بعد التحية، سواء كان مضمونها شكوى من أحد، تنفيذ طلب أو بناء، ويجب أن تكون وضحة وسلسة وخالصة من الأخطاء الإملائية).

لكم خالص الاحترام والشكر.

المرسل/ ………..

التوقيع/ ………

الختم/ ………….

رقم الهاتف/ ……….

7ـ نموذج اعتذار رسمي جاهز للطباعة

من ضمن أنواع الخطابات التي قد يحتاجها الموظف، هي الخاصة بتقديم الاعتذار، لذا إليك فيما يلي شكل نموذج خطاب رسمي لتقديم الاعتذار لجهة حكومية:

التاريخ: …. /……./…………

السيد/ …………….. مدير شركة/ …………..

بعد التحية العطرة وبعد….

أتقدم إلى سيادتكم بالاعتذار عما بدر بخصوص/ …….. من بعض موظفي شركة/ ………، ونؤكد على أنه قد تم اتخاذ الإجراءات التأديبية اللازمة، والوعد بألا يتم تكرار تلك الأخطاء مرة أخرى.

نشكركم لسعة صدركم وتفهمكم للأمر.

المرسل/ ……… مدير شركة/ ………..

رقم الهاتف/ ………..

8ـ نموذج خطاب لشركة رسمي

من ضمن أنواع نماذج الخطاب الرسمية التي قد يحتاجها البعض، هو نموذج خطاب لشركة ما، لذا إليكم شكله الخاص فيما يلي، مع مراعاة تغيير مضمون الخطاب حسب الحاجة:

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته…

إلى السيد/ ……… مدير إدارة شركة/ ……….

بعد التحية وبعد….

أتشرف أن أخيط سيادتكم علمًا بأنه قد تم إصدار قرار ترقيتي إلى رتبة وظيفية أعلى، ولكن ذلك القرار قد وضع عليّ عبء نفسي ومادي، نظرًا لأنه قد تم نقلي إلى فرع/ …….، لذا ألتمس من سيادتكم أن يتم قبول طلبي بإتمام الترقية بمكان أقرب من إقامتي.

لكن كامل احترامي وتقديري.

مقدمة لكم من/ ……….. الموظف في قسم/ ……….

التاريخ: …. /……/……….

التوقيع/ ……….

اقرأ أيضًا: نموذج تجديد الهوية الوطنية وكيفية ملئ نموذج في 10 خطوات

العناصر الأساسية في الخطاب الرسمي

بعد معرفة عدة أشكال من نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية، نتطرق إلى عرض العناصر الأساسية الواجب تواجدها في أية نموذج مخاطبة لجهة رسمية حكومية، حيث يمكنك باتباعها إنشاء النموذج الخاص بك، وتتمثل تلك العناصر فيما يلي:

1ـ عنوان الخطاب

أولى الأمور التي يجب كتابتها في نموذج رسمي لخطاب جهة حكومية، هو عنوان الشخص الراسل للخطاب، بأعلى الورقة، ويتم كتابة اسم الشارع من قم اسم المدينة، ورقم الرمز البريدي.

أما في حالة كان الشخص يعيش في الأرياف، فعليه كتابة القرية، من ثم المدينة التابع لها، مع كتابة التاريخ الذي تم تحرير الخطاب فيه بيسار الصفحة، على أن يكون كاملًا باليوم والشهر والسنة.

2ـ العنوان الداخلي للخطاب

في بداية الخطاب يتم كتابة العنوان الخاص بالمرسل إليه، مع مراعاة أن يتم ترك مسافة كافية بين العنوان الداخلي والعنوان العام، ومن ثم يتم كتابة اسم الشارع، مع أهمية ذكر اسم المؤسسة أو الشركة التي يعمل بها راسل الخطاب.

1ـ التحية

من الهام أن يبدأ نموذج الخطاب بتحية افتتاحية، وتكون تحت عنوانه بسطرين كحد أقصى، كالسيد المدير، أو تحية طيبة وبعد وغيرها من عبارات التحية.

2ـ محتوى الخطاب

مضمون الخطاب هو العنصر الهام في النموذج، فيجب أن يتم توضيحه بأسلوب لبق وواضح، ويتم كتابته بعد كتابة التحية بسطرين، على أن يكون متسلسل بشكل واضح، وأن تختار الكلمات السهلة القراءة والفهم، بأسلوب مقنع.

3ـ الخاتمة

من الهام أن ينتهي الخطاب بجملة ختامية تدل على أن المضمون قد انتهى، وتحتوي على كلمات التقدير والشكر، كـ “لكم جزيل الشكر” وغيرها من الجمل الأخرى.

4ـ التوقيع والختم

يجب أن يتم كتابة توقيع الشخص المُرسل للخطاب الرسمي في نهايته، وذلك بعد كتابة الخاتمة بمقدار ثلاثة أسطر بحد أقصى، أو وضع الختم الخاص بالمؤسسة.

5ـ التاريخ

من الهام أن يتم كتابة التاريخ الخاص بيوم إرسال الخطاب، على أن يكون بالتفصيل بموعد اليوم والشهر والسنة.

اقرأ أيضًا: نموذج خطاب شكر على الجهود

نصائح كتابة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية

بعد التعرف إلى الأشكال المختلفة لنماذج خطاب الجهات الحكومية الرسمية، فهناك بعض النقاط الإرشادية التي تساهم في كتابة الخطاب المناسب، مع الحصول على الهدف من الخطاب، وتتمثل تلك النصائح فيما يلي:

• يجب أن يتم استخدام الألفاظ الواضحة والدقيقة في التعبير.
• من الهام أن يتم التأكد من صحة المعلومات المتواجدة في الخطاب الرسمي، مع الاهتمام أن تكون صادقة.
• يجب أن يتم الالتزام بالموضوعية في الخطاب، مع مراعاة الابتعاد عن الألفاظ الأدبية أو المحسنات البديعية.
• من الهام كتابة الخطاب بأسلوب مقنع ومنطقي، وعدم إظهار أية مشاعر أو عواطف أثناء تلك الكتابة.
• يجب أن يكون النموذج محتويًا على تاريخ اليوم.
• يشترط ألا يتم إضافة أية إطارات أو برواز على الخطاب، وذلك في حالة كتابته على برنامج word.
• يجب أن يتم ترتيب الأفكار الخاصة بنموذج الخطاب الرسمي، مع مراعاة التسلسل.
• من الهام أن يتم عرض مضمون الخطاب الرسمي بشكل واضح وصريح وموجز.

كتابة نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية ليس بالأمر الصعب، في حالة الالتزام بالأسلوب الجيد في الكتابة والشكل المطلوب لكل نوع من أنواعه.