طريقة الرد على ايميل رسمي

ما هي طريقة الرد على ايميل رسمي؟ وما هي طريقة كتابته؟ هناك من يتلقون الرسائل عبر البريد الإلكتروني، ولكنهم لا يعرفون الطريقة المثلى للرد على هذه الرسائل بشكل رسمي ولائق، وفي هذا الموضوع سوف نتعرف على طريقة الرد على إيميل رسمي من خلال منصة وميض.

طريقة الرد على ايميل رسمي

في حال تلقي أحدهم لوظيفة ما في ايميل رسمي، فإنه يجب أن يقوم بالرد على هذا الايميل سواء بالقبول أو بالرفض، ويجب أن يكون ذلك بالطريقة المهذبة والمثلى، وتوجد مجموعة من الخطوات للرد على الإيميلات الرسمية، وتتمثل هذه الخطوات فيما يلي:

1. في بداية الرد نقوم بكتابة تحية بشكل احترافي.
2. نذكر اسم المسؤول عن ارسال الايميل.
3. نقوم بكتابة محتوى الرد بشكل مهذب ومختصر.
4. نحاول قدر الإمكان أن نظهر التقدير والاحترام.
5. في حال كان هناك عرض ما نقوم بقبول أو رفض العرض.
6. في النهاية يتم توقيع البريد الإلكتروني.

اقرأ أيضًا: انشاء ايميل ياهو جديد بطريقة سهلة

الرد على ايميل رسمي بالإنجليزية

الرد على ايميل رسمي باللغة الإنجليزية لا يختلف كثيرًا عن طريقة الرد على ايميل رسمي باللغة العربية، حيث إن هناك قالبًا معين من أجل الرد على الايميلات الرسمية باللغة الإنجليزية وذلك عن طريق ما يلي:

1- البدء بالتحية

لا بد أن يتم بدء الايميل الرسمي بأسلوب تحية للمرسل إليه، فإن كنت على صلة قوية بالمرسل إليه يفضل استخدام كلمة DEAR ENGY أما في حالة العلاقة الرسمية يتم استخدام كلمة DEAR MR ENGY، وفي حالة أن العلاقة وطيدة بشكل كبير يمكن استخدام Hi ENGY.

أما في حالة عدم معرفة اسم الشخص المرسل اليه فيفضل استخدام كلمة To whom it my concern، ومعناها إلى من يهمه الأمر، أو نقوم باستخدام كلمة Dear Mr./Mrs. بمعنى سيدي العزيز أو سيدتي العزيزة.

2- شكر المرسل إليه

في حالة قيام الشخص بالرد على الايميل الرسمي السابق، وترغب في الرد عليه، يجب عليك أن تقول Thank you for your rapid، ومعناها أشكرك على ردك، أو نقوم باستخدام كلمة Thanks for replying.

3- تحديد الهدف

الحرص على التحدث في بداية الايميل على الدخول في الهدف الخاص بإرسال الايميل مباشرةً والحرص على عدم الإطالة أو الخروج عن التفاصيل، فلابد أن تكون هذه الرسائل قصيرة وموضحة.

اقرأ أيضًا: فتح هاتف اندرويد بدون ايميل بعد الفورمات

طريقة كتابة الايميلات الرسمية

تعد الصيغة الرسمية المستخدمة في مجالات الأعمال هي الايميل الرسمي، أو في القطاعات العلمية والخدمية كالمدارس والمستشفيات وغيرها، فهذه القطاعات أو الشركات يتم التعامل معها بطريقة رسمية، لذلك في حال الرغبة في كتابة ايميل رسمي يجب مراعاة بعض النقاط، وتتمثل هذه النقاط فيما يلي:

• تدوين بيانات المرسل والمتلقي: هذا البند يعتبر نقطة البداية في الايميل، حيث يتم كتابة اسم الشخص الذي قام بالإرسال والعنوان الخاص به، بالإضافة إلى اسم متلقي الرسالة وعنوانه.
• التحية باللغة العربية: يجب على المرسل أن يقوم بكتابة التحية الرسمية للشخص المتلقي، ومن أمثلة هذه التحيات أن نكتب: (مرحبًا، صباح الخير، مساء الخير، تحية طيبة وبعد، ……).
• الاختصار في كتابة المحتوى: يجب على الذي سوف يقرأ الإيميل أن يكون ملمًا بكافة بيانات الإيميل، لذلك يجب الاختصار في البيانات وتجنب الإطالة أو لفقرات الطويلة، والعمل على استخدام النقاط في حالة شرح التفاصيل.
• تدوين خاتمة احترافية: ألا يتم إنهاء الايميل بشكل مفاجئ، وكتابة خاتمة احترافية بشكل مهذب، تكون في هذه الخاتمة نوع من أنواع التحية، واستخدام العبارات اللائقة، ومن هذه العبارات: (مع فائق تحياتي، مع أطيب أمنياتي، مع خالص الشكر، ……).
• تدوين بيانات المرسل: في النهاية يتم كتابة البيانات الخاصة بالمرسل وتتمثل هذه البيانات في كتابة اسمه بالكامل، وعنوان البريد الإلكتروني، ورقم هاتفه، وصفحته الرسمية، وغيرها من معلومات التواصل.

اقرأ أيضًن: انشاء حساب فيس بوك جديد بدون رقم هاتف وبدون ايميل

تعليمات كتابة الايميل باللغة العربية

عند قيام أحد الأشخاص بكتابة ايميل رسمي باللغة العربية، ويرغب في كتابته بالطريقة المثلى، فيجب عليه اتباع بعض التعليمات كالتالي:

• في وقت كتابة الرسالة بشكل رسمي، لابد أن تكون لغة الكتابة العربية، والابتعاد عن العامية.
• يجب أن نبتعد عن الرسائل أو الرموز التعبيرية، فهذا النوع من الرسائل غير مناسب للطرق الرسمية في كتابة الايميلات.
• تجنب الأخطاء الإملائية والكتابة بلغة عربية سليمة، خالية من الأخطاء النحوية، والتأكد من ذلك قبل إرسالها.
• قبل إرسال الايميل، يجب قراءته بصوت عالي، لمراجعة صحته، أو اللجوء إلى مراجع لغوي للتأكد من صحة الايميل.

في حالة كتابة الايميلات الرسمية يجب الحرص على عدم الإطالة والدخول في المحتوى بشكل مباشر، مع الحرص على الأسلوب المهذب في الحديث.